Die Kosten für Softwarelizenzen bestimmen heute die IT-Budgets in mittelständischen und großen Unternehmen. Insbesondere bei komplexen Produkten von Anbietern wie Microsoft, SAP, Oracle, IBM, ServiceNow, Salesforce und Adobe steigen die Anforderungen an das Lizenzmanagement und damit auch das Einsparpotenzial für Einkäufer, IT-Entscheider und andere Beteiligte.
Warum die Einhaltung von Lizenzbestimmungen für Unternehmen wichtig ist
Mangelnde Transparenz im Lizenzmanagement kann zu erheblichen Mehrkosten und Geschäftsrisiken führen. Softwareanbieter nutzen unterschiedliche Lizenzmodelle und bieten verschiedene Tools und Verträge an - von Abonnements (Microsoft 365, Adobe Creative Cloud) bis hin zu verbrauchsbasierten Lizenzen (Oracle, SAP). Den Überblick zu verlieren, gefährdet nicht nur die Compliance, sondern auch die Rentabilität.
Typische Herausforderungen im Lizenz- und Kostenmanagement
- Komplexe Lizenzmodelle und Vertragsstrukturen (Microsoft, Oracle, IBM).
- Häufige Lieferantenaudits (SAP, Adobe, ServiceNow).
- Redundante Anwendungen erhöhen die Kosten und erschweren die Überwachung.
- Unklare Zuständigkeiten zwischen SAM, IT, FinOps, Einkauf und Finanzen.
Wie man Kosten spart und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt
Softwarelösungen für das Lizenzmanagement schaffen die nötige Transparenz. Tools wie Flexera, Snow Software, USU, Xensam, Matrix42 oder ServiceNow bieten zentralisierte Plattformen zur Überwachung und Optimierung von Lizenzdaten. Durch die Konsolidierung von Anwendungen, die Verhandlung von Verträgen und die regelmäßige Überprüfung der tatsächlichen Nutzung lassen sich Einsparungen erzielen.
Zu den bewährten Praktiken gehören:
- Regelmäßige Normalisierung und Aktualisierung von Softwarebestands- und Lizenzdaten.
- Durchführung regelmäßiger Berechnungen zur Einhaltung der Lizenzbestimmungen.
- Verwenden Sie SAM-Tools (Software Asset Management).
- Überwachen Sie die Nutzung, um ungenutzte Lizenzen zurückzufordern.
- Unnötige oder doppelte Anwendungen werden umgehend entfernt.
- Festlegung einer gemeinsamen Verantwortung für alle Beteiligten. Schulung der Beschaffungs- und IT-Teams zu den Bedingungen der Anbieter.
- Kritische Prüfung und Neuverhandlung von Lieferanten- und Vertragsangeboten.
Wichtige Software-Anbieter und ihre besonderen Merkmale
| Anbieter | Typische Lizenzmodelle | Compliance-Risiken | Einsparungspotential |
|---|---|---|---|
| Microsoft | Volumenlizenzen, Azure-Abonnements, pro Nutzer, pro Gerät, pro Kern, CAL | True-ups, Überlizenzierung, Cloud-Verbrauch | Vertragsoptimierung |
| SAP | Benannte Nutzer, Engine-basierte, modulbasierte Nutzung, verbrauchs-/dokumentenbasierte, indirekte Zugangsgebühren | Eigene Prüfungsteams, indirekte Nutzung | Analyse der Nutzung |
| Oracle | Named User Plus (NUP), Prozessor-basiert, Anwendungsbenutzer und Mitarbeiter-basiert | Lizenzvergabe in virtuellen Umgebungen, Audit, komplexe Bedingungen | Lizenzbündelung |
| Adobe | Creative Cloud pro Nutzer / Verbrauchsbasierte Abonnements | Überbeanspruchung, Benutzerwechsel | Benutzerverfolgung |
| IBM | Prozessorwerteinheit (PVU), virtueller Prozessorkern (VPC), Ressourcenwerteinheit (RVU), nutzerbasierte Modelle | Audit, Software-Metriken | Vertragliche Flexibilität |
Schlussfolgerung: Strategische Tools senken Kosten
Unternehmen, die die Einhaltung von Lizenzbestimmungen ganzheitlich angehen und moderne Lizenzmanagement-Tools verwenden, sparen Geld und verringern das Risiko von Lieferantenaudits und Rechtsstreitigkeiten. Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und regelmäßige Überwachung sind der Schlüssel zum Erfolg.
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